Hva?

Norsk metode utviklet for effektiv gjenomføring av samferdselsprosjekter

Hvem?

Nyttig for alle parter i samferdselsprosjekter

Hvordan?

Metode består av 4 tema, med konkrete metoder og verktøy.

Hvorfor?

Raskere prosjektgjennomføring, mindre omkamper, bedre samarbeid, riktigere løsninger, ect.

samtidigprosjektering diagrammer-09

Bakgrunn

Samtidig Plan og Prosjektering er en arbeidsmetodikk som fremmer tverrfaglig samarbeid og gode beslutninger i et prosjekt. Det er en videreutvikling av begrepet «concurrent design» som opprinnelig ble utviklet innenfor fly- og romfartsindustrien. Metodikken har vist seg svært effektiv både i Boeing og i JPL/NASA for å kunne levere tverrfaglige, kompliserte tekniske løsninger. Metoden ble på midten av 2000-tallet implementert i Norge, hovedsakelig i oljeindustrien, og har siden fått fotfeste i flere industrier. Essensen i metoden er at utførende ressurser og beslutningstakere samles i et rom for en «sesjon», med fortløpende prosjektering og beslutninger i sanntid. Dette står i kontrast til tradisjonelle avklaringsmøter og høringsrunder, hvor det ofte er lang behandlings- og svartid mellom hver enhet som skal behandle saken. Dette gir potensial for betydelig reduksjon av total gjennomføringstid.

Samferdselsprosjekter i Norge har i dag utfordringer med lange plan- og behandlingsprosesser. Både på politisk nivå, etatsnivå, og i bransjen generelt er det i dag stort fokus på å redusere realiseringstiden for denne type prosjekter. Hittil er ikke denne utfordringen løst, senest påpekt av Riksrevisjonen i oktober 2018 (Riksrevisjonens undersøkelse av myndighetenes arbeid med å redusere planleggingstiden for store samferdselsprosjekter)

En arbeidsgruppe støttet av Norges Forskningsråd satte seg derfor mål om å se på metodens muligheter innenfor samferdselsbransjen. FoU-prosjektet er gjennomført i perioden 2016-2019, og har jobbet med metodeutvikling, teknologiutvikling, pilotering, forskning, etc. Basert på dette arbeidet har man bygget opp denne web-portalen for Samtidig Plan og Prosjektering (SPP) innen samferdsel.

Hovedmålsettingen for SPP er å komprimere plan- og prosjekteringstiden ved bredere og mer parallell tilnærming til løsningsutvikling og beslutninger. SPP reduserer sekvensielt arbeid, tidkrevende avhengigheter og avklaringsbehov.

samtidigprosjektering diagrammer2-39

Kortere tid på gjennomføring av de enkelte plan og prosjekteringsfaser

samtidigprosjektering diagrammer2-40

Høyere løsningskvalitet ved riktige beslutninger fra riktig personell, til riktig tid

samtidigprosjektering diagrammer2-41

Engasjerte medspillere, ved direkte og personlig samspill i prosessen

samtidigprosjektering diagrammer2-42

Optimalisere flyten i prosjektet ved mindre omkamper og dødtid knyttet til interne og eksterne parter i prosjektet

  • SPP bygger på erfaring og resultater fra ulike bransjer (VDC i BA bransjen, Concurrent Metode og IO fra Olje og Gass, Agile tilnærminger fra Systemutvikling, Lean, erfaringer fra SamBim, SpeedUp og fra operative prosjekter)
  • SPP defineres som en strukturert tilnærming til tverrfaglig teamarbeid i prosjekter. SPP som metode har som formål å fremme tverrfaglig samarbeid og gode beslutninger.
  • Sentralt i arbeidsformen er godt forberedte arbeidssesjoner i samhandlingsrom som avholdes med en avtalt frekvens gjennom hele prosjekteringstiden.
  • I sesjonen blir det utført prosjekteringsarbeid, og beslutninger blir tatt på stedet.
  • For å oppnå dette benytter man visualisering som en del av sine
  • virkemidler, modellbaserte prosjekter er derfor svært viktige som ledd i metoden

Fokus i SPP

Effekter og gevinster

  • Kortere plan- og prosjekteringsfaser. Raskere prosjektrealisering
  • Raskere saksbehandling av tekniske avklaringer (formelle og uformelle) gjennom aktiv deltakelse av beslutningstaker i arbeidssesjonene
  • Forbedret kvalitet på leveransene gjennom tettere samhandling mellom disipliner/aktører
  • Færre tekniske og grensesnittbaserte feil
  • Færre omkamper rundt løsninger og prinsipper
  • Økt læring gjennom bedre informasjonsdeling og mulighet for faglig «bredere» samspill
  • Redusert sårbarhet i prosjektet ved at flere personer jobber sammen om løsningene
  • Økt innovasjon
  • Riktigere prosjekt ift omverdenens (interessentenes) krav
  • Mindre «tilleggskostnader» og høyere nytte/kost-faktor
  • Aktiv deltakelse gir motiverte medspillere i prosjektet​

Forutsetninger for å lykkes med SPP

SPP benyttes i forskjellig form i de forskjellige fasene plan, prosjektering og utbygging, med noe glidende overganger mellom fasene. Fokus vil naturlig flytte seg fra overordnede og eksterne interessenter og problemer i de tidlige planfasene, til mer tekniske forhold under prosjektering og bygging. Tilnærming må tilpasses planfasen. Styrende konsulent må ha organisert og bemannet prosjektet med personell med kunnskap og forståelse for metoden.

Videre må oppdragsgiver må akseptere forpliktelsene metoden krever, samt stille med personell med nødvendig myndighet og forståelse/kunnskap om metoden. Samt at kontraktsform må legge til rette for metoden for å kunne oppnå de ønskede effekter. I oppstartsfasen er det viktig med opplæring og informasjon om de forskjellige roller og ansvar må gjennomføres

Hva må være på plass for å kunne kalle det samtidig prosjektering?
  • Erfaringsmessig trenger et team å arbeide strategisk sammen for å gå fra å være en gruppe til å bli et team. Dette gjelder også i SPP metodikk. For å kunne ta ut potensialet er det viktig å ikke KUN kjøre enkeltstående sesjoner. Da mister man effekten av kollektiv læring fra sesjon til sesjon. Man får også potensielt kun effekt av den ene enkeltstående sesjonen, men dette i seg selv påvirker ikke sluttresultatet til prosjektet vesentlig.
  • Samtidig prosjektering innebærer å gjennomføre godt planlagte arbeidsmøter. Det vil si at et møte er noe annet. Aktiviteter som er fagspesifikke, preget av status (historisk info) eller kun informasjon (monolog vs. Dialog) må holdes unna sesjoner. Erfaring tilsier at dersom det blir for stort fokus på noe av dette i sesjoner, mister metodikken sin verdi. Man opplever da at «SPP ikke fungerer». Mens det som egentlig er tilfelle er at dette ikke har noe med SPP å gjøre i det hele tatt. Sesjoner er altså ikke et møte
  • Et annet krav er at fasilitator/prosessleder må trenes før oppstart i prosjekt. På denne måten synliggjør man at dette er en rolle og hvordan denne skal arbeides med i SP metodikk.
  • Erfaringsmessig bør man ha fasiliteter på plass til å kunne samhandle, men det er ikke et absolutt krav. Det finnes måter å samhandle på som ikke innebærer at man må møtes fysisk.

SPP vs VDC

  • Samtidig Plan og Prosjektering (SPP) og Virtual Design and Construction (VDC) er to kompletterende metoder som bygger på mange av de samme prinsippene. SPP er utviklet spesifikt for å imøtekomme behovet i norske samferdselsprosjekter for en raskere og mer smidig gjennomføring.
  • SPP er en praktisk tilnærming tilpasset norske forhold, og gir konkrete verktøy og metoder som kan brukes i prosjekter i alle faser. Dette øker sannsynligheten for vellykket implementering og gevinstrealisering.
  • SPP har et sterkt fokus på beslutningsprosessen. Dette er understøttet av konkrete metoder og verktøy som støtter opp under effektive beslutningsprosesser, spesielt i tidligfase. Dette kan bidra til vesentlig reduksjon av planleggingstiden.
  • SPP baserer seg på en trinnmodell for planlegging av sesjoner (ICE) for å sikre at riktige beslutninger blir tatt av de rette personene, til riktig tid, med riktig beslutningsunderlag. Dette gir økt kvalitet i beslutningene.
  • SPP stiller tydelige krav til gjennomføringen av en sesjon, herunder forberedelser, deltagere, fasiliteter og leveranser. Dette gir bedre samarbeid og økt involvering.
  • Metoden er utviklet gjennom konkrete erfaringer fra noen av de største samferdselsprosjektene i Norge de siste årene.

Opplæring og roller for SPP

Det ligger stort potensiale i å få tverrfaglige team til å arbeide godt sammen.  For å få ut dette potensialet trenger man å strukturere måten man arbeider på. Man bør arbeide med /trene på:

1.      Teamdeltakernes evner og holdninger

2.      Konstruktive og produktive relasjoner

3.      Evne til å se og løse problemer

 

4.      Godt lederskap

5.      Klare mål og rammer

6.      Opplæring i de enkelte roller

I et godt prosjekt må følgende tre roller spille på lag og sammen jobbe mot best utnyttelse av metoden:

Fasilitator

En fasilitator er personen som legger til rette for at metoden skal fungere optimalt. Ressursen er en prosessleder som driver sesjonen og derfor må ha god styringsevne og tekniskforståelse. 

 

Prosjektleder
Prosjektlederen for rådgiver, byggherre eller entreprenør må se verdien av metoden og ha eierskap til den for å sikre et godt resultat. 

Superbruker
Det er viktig med gode fagressurser som kan bistå prosjektet med tekniske problemer som oppstår. Superbruker ressursen må være tilgjengelig under store sesjoner.