Hva?

Norsk metode utviklet for effektiv gjenomføring av samferdselsprosjekter

Hvem?

Nyttig for alle parter i samferdselsprosjekter

Hvordan?

Metode består av 4 tema, med konkrete metoder og verktøy.

Hvorfor?

Raskere prosjektgjennomføring, mindre omkamper, bedre samarbeid, riktigere løsninger, ect.

samtidigprosjektering diagrammer-09

Bakgrunn

Samtidig Plan og Prosjektering er en arbeidsmetodikk som fremmer tverrfaglig samarbeid og gode beslutninger i et prosjekt. Det er en videreutvikling av begrepet «concurrent design» som opprinnelig ble utviklet innenfor fly- og romfartsindustrien. Metodikken har vist seg svært effektiv både i Boeing og i JPL/NASA for å kunne levere tverrfaglige, kompliserte tekniske løsninger. Metoden ble på midten av 2000-tallet implementert i Norge, hovedsakelig i oljeindustrien, og har siden fått fotfeste i flere industrier. Essensen i metoden er at utførende ressurser og beslutningstakere samles i et rom for en «sesjon», med fortløpende prosjektering og beslutninger i sanntid. Dette står i kontrast til tradisjonelle avklaringsmøter og høringsrunder, hvor det ofte er lang behandlings- og svartid mellom hver enhet som skal behandle saken. Dette gir potensial for betydelig reduksjon av total gjennomføringstid.

Samferdselsprosjekter i Norge har i dag utfordringer med lange plan- og behandlingsprosesser. Både på politisk nivå, etatsnivå, og i bransjen generelt er det i dag stort fokus på å redusere realiseringstiden for denne type prosjekter. Hittil er ikke denne utfordringen løst, senest påpekt av Riksrevisjonen i oktober 2018 (Riksrevisjonens undersøkelse av myndighetenes arbeid med å redusere planleggingstiden for store samferdselsprosjekter)

En arbeidsgruppe støttet av Norges Forskningsråd satte seg derfor mål om å se på metodens muligheter innenfor samferdselsbransjen. FoU-prosjektet er gjennomført i perioden 2016-2019, og har jobbet med metodeutvikling, teknologiutvikling, pilotering, forskning, etc. Basert på dette arbeidet har man bygget opp denne web-portalen for Samtidig Plan og Prosjektering (SPP) innen samferdsel.

Hovedmålsettingen for SPP er å komprimere plan- og prosjekteringstiden ved bredere og mer parallell tilnærming til løsningsutvikling og beslutninger. SPP reduserer sekvensielt arbeid, tidkrevende avhengigheter og avklaringsbehov.

samtidigprosjektering diagrammer2-39

Kortere tid på gjennomføring av de enkelte plan og prosjekteringsfaser

samtidigprosjektering diagrammer2-40

Høyere løsningskvalitet ved riktige beslutninger fra riktig personell, til riktig tid

samtidigprosjektering diagrammer2-41

Engasjerte medspillere, ved direkte og personlig samspill i prosessen

samtidigprosjektering diagrammer2-42

Optimalisere flyten i prosjektet ved mindre omkamper og dødtid knyttet til interne og eksterne parter i prosjektet

Fokus i SPP

SPP fokuserer på bevisstheten rundt avklaringer og dokumentasjon av beslutninger. Sterkere styring av når, og hvilke beslutninger som må tas for å kunne etablere de enkelte stadier i datamodellene og prosjektet.

Dette gjøres ved følgende grep og prosesser:

  • Det utarbeides generiske sesjonsplaner basert på «beste praksis» for de forskjellige planfaser
  • De generiske planer benyttes for etablering av prosjektspesifikk sesjonsplan (- når i prosjektet må de enkelte avklaringer foreligge, og hvilke operasjoner må til for å få rettidig beslutning)
  • Det etableres beslutningslogg for plan og bokføring av prosess rundt den enkelt avklaring (prøver å unngå referater)
  • Vanskelige/spesielle beslutninger tas i planlagte «sesjoner» ved strukturert tilnærming til oppgavene
  • Grundig identifikasjon, verdisetting og definisjon av prosjektets utfordringer i samspill med interessentene. Skape felles problemforståelse og oversikt over grensesnitt.
  • Klar målorientering

Det viktigste suksesskriteriet for holdbare avklaringer er at beslutningene blir tatt av personer med nødvendig kunnskap og nødvendig myndighet.

  • Sterkt fokus på, og grundig interessentanalyse i starten av hver planfase
  • Informasjon og «opplæring» av de aktuelle interessenter for deltakelse i beslutningsprosessene i prosjektet
  • Plan for involvering av de forskjellige interessentene, forutsigbarhet for deltakerne
  • Gruppearbeid i godt forberedte sesjoner, med utvalgte interessenter, og med:
    • Tilgjengelighet og bruk av bredest mulig datagrunnlag
    • Visualisering og forståeliggjøring av problem/avklaringsbehov
    • Realtime visning av løsningsforslag og konsekvenser som underlag for beslutning
  • Det kreves respekt og forståelse for andres fag.
  • Søker å «spille hverandre gode» ved tverrfaglig samarbeid
  • Spennende og innvolverende arbeidsform, felles forståelse av andre fags problemer, felles eierskap til løsninger
  • Endret mind-set hos oppdragsgiver/interessenter. Kreves forberedelse til sesjon og avklaring i sesjon, framfor gjennomgang og godkjenning av «masse papir» i ettertid

«Samtidigheten» i arbeidsprosessene understøttes av, og er avhengig av dagens datatekniske muligheter. Det jobbes direkte mot BIM-modellene og interne/eksterne datakilder som er aktuelle for de enkelte løsningsvalg og beslutninger.

  • Prosjektene baseres på modellbaserte leveranser (ikke tegninger)
  • Benytter BIM-modellene som visualisering/katalysator i sesjonene og beslutningsprosessene
  • Viser/etablerer løsninger i sesjonene ved sanntidig arbeid i modellene
  • Det hentes inn nødvendige «eksterne data» og informasjon fra nettet som supplement før beslutning. Kobles/legges om mulig inn i BIM-modellen.

SPP griper inn i organiseringen og gjennomføringen av det enkelte prosjekt, og gir noen nye prinsipper for styring. Ressursbruken komprimeres i tid og vil kunne bli breddet i antall parallelle benyttede ressurser, noe som krever tydelige framdrifts- og sesjonsplaner fra prosjektet, samt lojalitet fra deltakerne i prosjektet.

  • Viktige beslutninger tas i sesjoner/gruppearbeid
  • Nytt ledelsesprinsipp/personellallokering. Fasilitator-rolle.
  • Det kreves forpliktende deltakelse og beslutningsmyndighet ift oppsatte planer
  • Aksepteres og benyttes remote arbeidsform for enkeltdeltakere (Skype, video mm)
  • Nødvendig fasilitering, med teknisk og fysisk tilpassede arbeidslokaler
  • Rolledefinisjoner og oppfølging

Effekter og gevinster

Forutsetninger for å lykkes med SPP

SPP benyttes i forskjellig form i de forskjellige fasene plan, prosjektering og utbygging, med noe glidende overganger mellom fasene. Fokus vil naturlig flytte seg fra overordnede og eksterne interessenter og problemer i de tidlige planfasene, til mer tekniske forhold under prosjektering og bygging. Tilnærming må tilpasses planfasen. Styrende konsulent må ha organisert og bemannet prosjektet med personell med kunnskap og forståelse for metoden.

Videre må oppdragsgiver må akseptere forpliktelsene metoden krever, samt stille med personell med nødvendig myndighet og forståelse/kunnskap om metoden. Samt at kontraktsform må legge til rette for metoden for å kunne oppnå de ønskede effekter. I oppstartsfasen er det viktig med opplæring og informasjon om de forskjellige roller og ansvar må gjennomføres

Hva må være på plass for å kunne kalle det samtidig prosjektering?

SPP vs VDC

Opplæring og roller for SPP

Det ligger stort potensiale i å få tverrfaglige team til å arbeide godt sammen.  For å få ut dette potensialet trenger man å strukturere måten man arbeider på. Man bør arbeide med /trene på:

1.      Teamdeltakernes evner og holdninger

2.      Konstruktive og produktive relasjoner

3.      Evne til å se og løse problemer

 

4.      Godt lederskap

5.      Klare mål og rammer

6.      Opplæring i de enkelte roller

I et godt prosjekt må følgende tre roller spille på lag og sammen jobbe mot best utnyttelse av metoden:

Fasilitator

En fasilitator er personen som legger til rette for at metoden skal fungere optimalt. Ressursen er en prosessleder som driver sesjonen og derfor må ha god styringsevne og tekniskforståelse. 

 

Prosjektleder
Prosjektlederen for rådgiver, byggherre eller entreprenør må se verdien av metoden og ha eierskap til den for å sikre et godt resultat. 

Superbruker
Det er viktig med gode fagressurser som kan bistå prosjektet med tekniske problemer som oppstår. Superbruker ressursen må være tilgjengelig under store sesjoner.