Innen samferdsel er det i dag stort fokus både politisk og på etatsnivå for å senke planleggingstiden betydelig. På politisk hold er det uttalt at planleggingstiden skal halveres. Dette er også høyt prioritert hos de store byggherrene innen samferdsel. Hittil er ikke denne utfordringen løst.  Noe av grunnen til dette er at det kreves samarbeid og store ressurser på tvers av fag og formelle roller.

Å løse denne oppgaven var for stor for en enkelt aktør med hensyn på ressurser, kompetanse og koordinering. Man satte derfor sammen en faglig bred og kompetent gruppe fra ulike aktører innen plan- og prosjekteringsnæringen for å ta tak i denne problemstillingen, og søkte Norges Forskningsråd om midler for å støtte opp under et FoU-prosjekt. Forskningsrådet stilte seg positive, og prosjektet «Samtidig Prosjektering i samferdselsprosjekter» ble igangsatt i 2016 med varighet på 4 år fram tom. 2019.

Prosjektets overordnede ide var å utvikle en metodikk for å redusere plan- og prosjekteringstiden innen samferdselsprosjekter med minimum 50% kalendertid.  Dette vil spare det norske samfunn for svært store summer gjennom tidligere realisering av den samfunnsøkonomiske gevinsten. I hovedsak fokuserer forskningsprosjektet på den «tekniske» metodikken og utførelsen av selve prosjekteringen. Underveis i prosjektet har det også vært nødvendig å skule noe til den offentlige planbehandlingstiden da det her ligger et minst like stort og viktig potensiale for tidsinnkorting.

 

Prosjektnavnet ble etter hvert utvidet for å få med at metoden også omfatter «Planlegging» i tillegg til «Prosjektering». I det etterfølgende er derfor benyttet forkortelsen «SPP» som står for Samtidig Plan og Prosjektering (innen samferdsel). 

Mål og mannskap

Målsetting

FoU-prosjektets hovedmålsettinger:

1.       Utvikle ny plan-/prosjekteringsmetodikk

2.       Utvikle nye tilhørende IKT-verktøy

3.       Implementere metodikken i partnerbedriftene og samferdselsbransjen nasjonalt

1. Metodikk

Samferdselsbransjen har siste 5-10 år gradvis påbegynt en endringsprosess gjennom innføring av 3D-modellering/BIM (Building Information Modeling) av prosjektene.

Til tross for denne teknologiske forbedring har samferdselsbransjen ikke klart å realisere det store potensiale for effektivitetsforbedring som plan- og –prosjekteringsprosessen har. Nå ser vi det påkrevet for oss selv og samfunnet og ta ut dette potensialet. Den vesentligste faktoren for slik utnyttelse er bedre samhandling og parallellarbeid. Målet er derfor utvikling av «Samtidig Prosjektering» i samferdselsprosjekter.

Prosjektet skal utvikle en arbeidsform blant annet basert på erfaringene fra andre bransjer (f.eks. ICE, VDC, Concurrent Design, Lean og Scrum) og mulighetene som BIM gir, men som samtidig er spesielt tilpasset samferdselsprosjekter.

2. IKT-verktøy

Gevinsten av SP er avhengig av at IKT-verktøyene er tilpasset for å støtte opp om behovene. En stor andel av prosjektbudsjettet er derfor øremerket utvikling og tilpasning av partenes egne systemer: Novapoint og Epsis TeamBox.

3. Implementering

Alle partnerbedriftene er i dag i mer eller mindre grad i gang med arbeidsformer og verktøy innen Samtidig Plan og Prosjektering. Den fulle og systematiske tilnærming skal innarbeides på sikt.

FoU-gruppens medlemmer deltar i en rekke fora for å spre kunnskap om metoden utover selve prosjektgruppen.

Og ikke minst er herværende web-portal det viktigste bidraget i sprednings- og implementeringsaktiviten utad fra FoU-prosjektet.

Innledende definisjoner av SPP ved prosjektstart
Samtidig Plan og Prosjektering (SPP) defineres som en strukturert tilnærming til tverrfaglig teamarbeid i prosjekter. Oppgaver løses parallelt ved bruk av godt forberedte samhandlingssesjoner i samhandlingsrom som understøtter metodikken. Disse sesjonene blir kjørt etter en avtalt frekvens gjennom hele prosjektertingstiden. Prosjektdeltagere, oppdragsgivere og ev. andre interessenter utformer løsninger og fatter omforente beslutninger.

Organisering og deltakerfirmaer i FoU-prosjektet 
2015 ble det organisert opp en bred og tverrfaglig gruppe for å jobbe med prosjektet:

ViaNova Plan og Trafikk AS (prosjektansvarlig overfor Norges Forskningsråd)

Metier AS (prosjektleder)

Rambøll AS

Sweco AS

Trimble  (tidl. Vianova Systems AS)

Epsis AS

NTNU
Bane NOR

 

I tillegg har viktige enkeltpersoner fra Multiconsult og BetonmastHæhre også deltatt med råd og dåd.

 

 

Kontaktpersoner
Arbeidsgruppen bak FoU-prosjektet har bestått av:

Erling Graarud   (Prosj. ansv.)                     ViaNova Plan og Trafikk AS

Torbjørn Tveiten                                             — « —

Tone Rødby Kristiansen                                — « —

Otto Bergersen (Prosj.leder)                       Metier AS

Alexander Smidt Olsen                                 — « —

Goran Huseinovic                                         Rambøll Norge AS

Jan Erik Hoel                                                 Trimble

Astrid Torsteinson                                        Epsis AS

Bjørn Andersen                                              NTNU

Anders Nesse Gjøsund                                 Sweco

Harald Kristoffer Hanssen                           — « —

Kristin Lysebo                                                Bane NOR

Viktige støttespillere:

Anders Haugsvær- Holst                             Multiconsult (tidl. ansatt Epsis AS)

Steinar G. Rasmussen                                 BetonmastHæhre (tidl. ansatt Sweco)

 

Forskning og dokumentasjon

Samtidig prosjektering er et Forskning og utviklingsprosjekt (FoU) som utforsker hvordan man kan effektivisere prosjektering gjennom nye arbeidsmetoder. Det er utviklet og prøvd en metode for samtidig prosjektering. Dokumentasjon av utprøvingen av samtidig prosjektering og planlegging i ulike former for sesjoner har vært en viktig komponent i arbeidet, både for å måle effektene av de nye metodene og som et grunnlag for justering av disse underveis.

SPP-resultater

Dette bygger på data innhentet gjennom spørreundersøkelse som gjennomført vinteren 2019. Respondentene ble rekruttert fra kjente, gjennomførte prosjekter der samtidig prosjektering hadde vært aktivt anvendt:

De følgende figurer/tabeller presenterer viktige resultater fra kartleggingen. Første tema var kvaliteten på gjennomførte prosjektmøter som del av SP-metodikken:

Generelt er det moderat til sterkt positive vurderinger av disse, men også fortsatt med tydelig potensiale for forbedring. Neste tema var de mer konkrete sesjonene, altså arbeidsøkter for å gjennomføre prosjektering og fatte beslutninger:

Resultatene er også her gjennomgående positive, men igjen med potensiale for forbedringer i både klarere målsetninger, å forholde seg til målsetningene og at deltakerne kan stille bedre forberedt. Svært positivt er at sesjonene synes å være egnet for å løse problemer på tvers av disiplinene.

 

Neste samling av spørsmål kretset rundt implementering av samtidig prosjektering:

Bildet er også her det samme, gjennomgående positive vurderinger, men med utfordringer knyttet til både verktøy, kommunikasjon og infrastruktur for samarbeid. De viktigste funnene ansees å være knyttet til målingen av gevinster ved samtidig prosjektering. Følgende figur bygger på at respondentene ble bedt om å vurdere i hvilken grad samtidig prosjektering har gitt/svakere resultater sammenliknet med tradisjonell tilnærming:

Her er det betydelige gevinster på nesten alle dimensjonene, kun fleksibilitet vurderes lavere. Dette er sterke argumenter for å ta i bruk metodikken. Tilsvarende for neste sett av parametre:

Alle parametrene vurderes i «riktig retning», altså det brukes mindre tid eller påløper lavere kostnader til kommunikasjon, overtid, total varighet og kostnader, osv.

 

Det ble også stilt noen kvalitative spørsmål, det første om hva respondentene syntes var med positivt ved samtidig prosjektering:

Nyttige lenker

Det har vært gjennomført flere andre FoU-prosjekter og initiativer de siste årene som har relevant for samtidig prosjektering og planlegging. Noen av de mest sentrale finnes det lenker til her:

  • BA2015 var en nasjonal satsning for BAE-næringen der det ble utviklet ny praksis på en rekke området, dokumentert i veiledere.
  • SpeedUp var et forskningsprosjekt finansiert av Norges Forskningsråd, fokusert på hurtigere gjennomføring av prosjekter.
  • SamBIM var et annet forskningsprosjekt finansiert av Norges Forskningsråd, sentrert rundt bedre samhandling understøttet av BIM.
  • Norsk Standard for BIM-objekter for å bidra til å gi økt effektivitet og kvalitet ved bruk av bygningsinformasjonsmodeller.
  • VDC  er modell for concurrent engineering utviklet av Stanford University 

Masteroppgaver

Det har vært gjennomført flere prosjekt- og masteroppgaver i tilknytning til SPP-prosjektet. Disse har hatt ulikt fokus og forskningstema og belyser tematikken fra forskjellige vinklinger:

  • Sigurd Wolden – The Agile Project Method in Concurrent Construction 
  • Sigurd Wolden – The Application of Concurrent Engineering in Infrastructure Projects
  • Øystein Bjerke Hauan – Designing Software for Concurrent Engineering: A compilation of requirements for a lean project management tool for concurrent design projects within the infrastructure sector
  • Øystein Bjerke Hauan – Support Agile Processes within the Norwegian Infrastructure Industry: Integrating BIM software with task and process management tools
  • Gustav Lund – Concurrent Engineering, Challenges and barriers in implementing Concurrent engineering
  • Gustav Lund – Samtidig prosjektering: Hvordan kan prosjekter konfigureres for å legge til rette for samtidig prosjektering?
  • Athanasios Polonyfis og Evangelos Tyflopoulos – Framework of a digital handbook of CE for infrastructure projects in Norway
  • Athanasios Polonyfis og Evangelos Tyflopoulos – A Survey Tool for Concurrent Engineering in Infrastructure Projects in Norway

Et kort sammendrag av hver av oppgavene følger under.

Sigurd Wolden – The Agile Project Method in Concurrent Construction

Prosjektoppgave gjennomført høsten 2017

Denne oppgaven utforsket mulighetene for å bedre håndtere kompleksiteten ved å implementere samtidig prosjektering i byggebransjen gjennom å utnytte prinsipper fra såkalte agile metoder for prosjektledelse i IT-bransjen.
Oppgavens utgangspunkt var å identifisere barrierer mot effektiv bruk av samtidig prosjektering, basert på et litteraturstudium som avdekket ni hovedbarrierer (gjengitt på engelsk):

  1. Lacking tools for managing the dynamic state in the construction industry
  2. Fragmented and scattered involvement of project participants.
  3. Distinctly chosen supply chain
  4. CE method often results in unexpected costs and increased project duration
  5. Concurrent sessions often hierarchical
  6. Concurrent sessions unstructured
  7. Concurrent sessions often not starting in the early phases of the project
  8. Difficulty to get contributing participants
  9. Difficult to establish performance measurement

En gjennomgang av disse barrierene avdekket to antatte rotårsaker til problemer med å implementere samtidig prosjektering:

·         Mangel på organisatorisk støtte og struktur

·         Mangel på en egnet plan for «samtidighet»

Det ble så gjennomført en analyse av hvilke prinsipper/metoder fra agil prosjektledelse kan bidra til å overkomme disse barrierene. Wolden fant at spesielt metoder for planlegging av agile prosjekter kan bidra til å forenkle kompleksiteten i infrastrukturprosjekter som ønsker å anvende samtidige metoder (selv om dette også fordrer støtte i organisasjonen). Enda mer konkret sees det potensiale i agile verktøy som «burn-down chart», daglige møter og produkt-backlog, som skulle være nokså enkle å ta i bruk.

Sigurd Wolden – The Application of Concurrent Engineering in Infrastructure Projects

Masteroppgave gjennomført våren 2018

Denne oppgaven fortsatte å adressere problemstillingen med at metoden samtidig prosjektering, til tross for anerkjennelse av dens potensiale i infrastrukturprosjekter, har vært utfordrende å implementere og ta i bruk. Wolden studerte bruk av samtidig prosjektering i reelle prosjekter og sammenliknet dette med tradisjonell gjennomføring. Hensikten var å identifisere positive effekter av SPP og hindringer mot bruk av metoden i SPP-sesjoner.

Det ble gjennomført intervjuer med fjorten prosjektledere og foretatt observasjoner i sesjoner i pågående infrastrukturprosjekter. Arbeidet med anlagt rundt to forskningsspørsmål:

·         RQ1 – Hva er effektene av å anvende samtidig prosjektering i infrastrukturprosjekter sammenliknet med tradisjonell tilnærming?

·         Hva er hindringene mot å få en slik metode til å fungere?

Et sammendrag av funn fra intervjuene og observasjonene er vist i figuren under:

I noe mer detalj var funnene at de umiddelbare effektene fra å anvende samtidig prosjektering i SPP-sesjoner var forbedret samarbeid og kommunikasjon, økt kunnskap om prosjektets totale livssyklus, men også økt kompleksitet rundt koordinering og planlegging. På lengre sikt ble det så oppnådd en mer effektiv/raskere planleggingsprosess og bedre kvalitet i planen. Disse oppnås gjennom at teamarbeidet blir bedre integrert, med høyere teamautonomi og bedre forberedelser og arbeidsform.

Øystein Bjerke Hauan – Designing Software for Concurrent Engineering: A compilation of requirements for a lean project management tool for concurrent design projects within the infrastructure sector

Prosjektoppgave gjennomført høsten 2017

Denne prosjektoppgaven har utforsket mulighetene for å lage en beslutningslogg for store infrastrukturprosjekter. Dette er motivert av at litteraturstudiet avdekket at et viktig hinder mot bruk av samtidig prosjektering er at slike prosjekter involverer så mange aktører med ulike bakgrunn at de ofte fokuserer mest på sin egen del av prosjektet, mer enn helheten i det.

Hauan gjennomførte et antall intervjuer med personer som allerede har anvendt SPP som metodikk i et visst omfang. Dette ga en klar forståelse for at oppfatningene om hva som kreves av funksjonalitet i et slikt verktøy spriker veldig mye. Den komplette listen var som følger:
Functional Requirements

  1. Role-based access control
  2. Clear listing of relevant issues based on domain and user defined criteria.
  3. Intuitive UI
  4. Configure issue type (decision, requirement, pre-requisite etc.)
  5. Flexible templates for issues
  6. Categorisation and attachments
  7. Define set of attributes for each issue
  8. Configure notifications for mail [LOW]
  9. Views for boards and estimates
  10. Project specific phase
  11. Define dependencies between issues [HIGH]
  12. Log reasoning behind decisions
  13. Reporting
  14. Log original estimate and remaining estimate
  15. Ability to delete database records
  16. Real time notifications (must be configurable).
  17. Ability to plan and log sessions/meetings
  18. Assign tasks
  19. Web-based solution
  20. Loose connection with the BIM-models through the BCF-format. 21. Export records
Non-Functional Requirements

  1. Price
  2. Setup and licensing complexity
  3. On premise hosting
  4. Security
  5. Stability/reliability
  6.  Performance

Dermed må verktøyet være fleksibelt og tillate tilpasning til ulike brukeres behov. Hovedmålet er dog at beslutninger fattet I prosjektet logges og synliggjøres for alle deltakerne i prosjektet. Da burde man kunne minimere behovet for sløyfer med omarbeiding og glemte beslutninger.

Øystein Bjerke Hauan – Support Agile Processes within the Norwegian Infrastructure Industry: Integrating BIM software with task and process management tools

Masteroppgave gjennomført våren 2018

Denne masteroppgaven var mer teknisk innrettet og har fokusert på hvordan IKT-verktøy kan bidra til å redusere tiden det tar å planlegge og prosjektere infrastrukturprosjekter. Startpunktet var agile metoder og det spesifikke verktøyet Jira og disse har vært studert i pilotprosjekter.

Mer konkret så Hauan på en komponent kalt IssueConnector, som kopler sammen BIM-programvare med prosjektledelsesverktøy. Hensikten er å eliminere behovet for å legge inn data/oppdateringer mer enn én gang ved å oppdatere alle relevante systemer samtidig. Dette muliggjør sammenkopling av mange ulike typer systemer, men i masteroppgaven så Hauan konkret på BIM-verktøyet NovaPoint/EasyAccess og Jira, som er et verktøy for å holde oversikt over gjenstående arbeid i programvareutvikling, se figuren under:

Denne integrasjonen ble testet i to pilotprosjekter (infrastrukturprosjekter). Tilbakemeldingene fra deltakerne i pilotprosjektene var entydig positive og klar enighet om at en slik løsning har et stort potensiale i bransjen.

Gustav Lund – Concurrent Engineering, Challenges and barriers in implementing Concurrent engineering

Prosjektoppgave gjennomført høsten 2017

På dette stadiet i SPP-prosjektet hadde det vært fokusert mest på positive effekter og sider ved samtidig prosjektering. Ut fra en tanke om at det ikke er troverdig at metoden også har negative sider var målet med denne prosjektoppgaven å se nærmere på disse. Arbeidet ble basert på litteraturstudium og caseprosjektet Ringeriksbanen/E16, hvor det ble gjennomført intervjuer med sentrale personer.

Hovedfunnene om utfordringer og barrierer mot effektiv bruk av samtidig prosjektering identifisert i litteraturen er oppsummert i figuren under:

Tilsvarende funn fra caseprosjektet er vist i følgende tabell:

Gustav Lund – Samtidig prosjektering: Hvordan kan prosjekter konfigureres for å legge til rette for samtidig prosjektering?

Masteroppgave gjennomført våren 2018

For å bygge bro mellom det teoretiske og det praktiske forsøker Lund i denne oppgaven å identifisere valg som kan utføres for å legge til rette for at bruk av samtidig prosjektering. Valg er i denne konteksten valg innen gjennomføringsmodell og kontraktsstrategi. Ved å identifisere disse valgene mener forfatteren at det vil bli lettere å oppnå høy grad av implementering.

For å løse problemstillingen er det utført en litteraturstudie for å kartlegge aspekter ved valgene som passer godt sammen med tre viktige karakteristikker av samtidig prosjektering; tidlig involvering, tverrfaglighet og samtidighet.

 

Litteraturstudiet la i tillegg grunnlaget for utforming av en spørreundersøkelse som ble utført som den del av denne oppgaven. Spørreundersøkelsens formål var å underbygge eller avskrive teoretiske funn fra litteraturstudiet, og innsamlet data ble analysert statistisk for å sikre relevans. Respondentene i undersøkelsen var blant de fremste i Norge innen bruk av metodikken. Figuren under viser hvordan respondentgruppene gjennomsnittlig rangerer entrepriseformene med tanke på hvordan de legger til rette for samtidig prosjektering:

Resultatene viser at samspill, både som entrepriseform og kontraktsform, legger best til rette for samtidig prosjektering. Oppgaven resulterte også i to overordnede råd for hvordan prosjekt bør konfigureres for å legge til rette for bruk av samtidig prosjektering, der samspillsentreprise med samspillskontrakt var det rådet som teoretisk og praktisk vil fungere best. Bruk av totalentreprise med samspillskontrakt i prosjektering, og kostplusskontrakt med kostnad vurdert underveis som incentiv i gjennomføring, ble identifisert som et alternativt råd, se figuren under:

Athanasios Polonyfis og Evangelos Tyflopoulos – Framework of a digital handbook of CE for infrastructure projects in Norway

Prosjektoppgave gjennomført høsten 2018

Denne prosjektoppgaven ble gjennomført nærmere slutten av forskningsprosjektet og satte mer fokus på hvordan resultatene fra prosjektet best kan formidles/spres i bransjen. Mer spesifikt så studentene på hvordan nettportaler kan anvendes til dette formålet og teorien bak dette. Hensikten var å identifisere relevant innhold i en digital håndbok i SPP. Arbeidet ble basert på litteraturstudium og en spørreundersøkelse.

Ett konkret spørsmål var hvilke SPP-verktøy som burde prioriteres å omtale på en nettportal, der de viktigste ble funnet å være:

  • 3D visualiseringsverktøy
  • Samhandlings- og kommunikasjonsverktøy
  • 3D modelleringsverktøy
  • SPP miljøer og utstyr
  • Dataintegrasjon og -styring
  • Matematiske og statistiske analyseverktøy

Mer detaljer er vist i tabellen under:

Det ble også kartlagt hvilke verktøy, som kan defineres som å understøtte SPP, respondentene bruker, se figuren:

Athanasios Polonyfis og Evangelos Tyflopoulos – A Survey Tool for Concurrent Engineering in Infrastructure Projects in Norway

Prosjektoppgave gjennomført høsten 2018

Denne masteroppgaven hadde tre komponenter:

1.       En betraktning rundt nettportaler for bruk som virkemiddel i kunnskapsformidling

2.       Utvikling av et verktøy for spørreundersøkelser som kan anvendes til å innhente data om gevinster ved bruk av samtidig prosjektering

3.       Måling av oppnådde effekter ved bruk av samtidig prosjektering i gjennomførte caseprosjekter

Punkt 1 er primært et litteraturstudium og gjennomgås ikke her. Punkt 2 var mer et verktøy for å hente data for å besvare punkt 3, men er operativt og finnes her: http://www.samtidigprosjektering.no/survey/

 

Det viktigste resultatet fra oppgaven er kartleggingen av gevinster (og hindringer mot gevinster) erfart i caseprosjekter. Dette er nærmere omtalt i første del av dette kapittelet.