3 Sesjoner

Hovedmålsettingen for SPP (Samtidig plan og prosjektering) er å komprimere plan- og prosjekteringstiden ved bredere og mer parallell tilnærming til løsningsutvikling og beslutninger. SPP reduserer sekvensielt arbeid, tidkrevende avhengigheter og avklaringsbehov.

Et av de viktigste elementene i SPP er bruk av sesjoner.

 

Sesjoner er godt planlagte arbeidsmøter som brukes aktivt for å finne sanntidsløsninger av definerte problemstillinger og / eller for å ta viktige beslutninger. Disse sesjonene benyttes for å ned beslutningstiden og for å samordne løsninger tverrfaglig. Utført på en riktig måte vil slike sesjoner gi deltakerne en felles, helhetlig forståelse av den aktuelle problemstilling og de beslutninger som blir tatt. 

Utgangspunktet for en sesjon er en felles trinnmodell som beskriver hele eller deler av prosessen i flere sesjoner. Etablering og prosess rundt trinnmodell og sesjonsplan er beskrevet under Trinnmodell.

Her vi vil beskrive hovedtrekkene i selve sesjonen med forberedelser, gjennomføring og etterarbeider. Sesjonene kan varierere ut fra ulike tema og problemstillinger både når det gjelder tidsfaktoren og deltagere.

Sesjonene som er beskrevet i dette metodeverket har mye til felles med det i VDC metodikken kalles ICE (Integrated Concurrent Engineering) og «Concurrent method» i IO (integrerte Operasjoner fra oljebransjen).

 

Når sesjonsplanen er satt opp vil man ha et oppsett som legger sammen for hva som skal tas opp av beslutningspunkter underveis i prosjektet. For disse sesjonene kan man kan man planlegge at kunden og eventuelt interessenter skal delta på gitte sesjoner f.eks. for å gjøre beslutninger for videre fremdrift for prosjektet. Dette gir mulighet til å holde av tid hos kunden og andre som kan være vanskelig å få til å stille på kort varsel. 

Sesjonstyper

Det finnes ulike typer sesjoner og de kan ha noe ulik form og innhold. I praksis vil mye av metodikken være lik.  Vi kan i prinsippet skille mellom 3 ulike sesjonstyper.

Beslutningssesjon

Her står beslutningene i sentrum og kan i mange tilfeller likne på et tradisjonelt prosjektmøte. Hovedfokuset er på at man bruker modellene og visualisering av disse aktivt slik at alle som skal være med på å ta avgjørelsen forstår konsekvensen av valget som tas. Det er stort fokus på å unngå diskusjoner som ikke er beslutningsrelevant.

Prosjekteringssesjon

Her står fysiske løsninger i sentrum. Ofte er det komplekse deler av prosjektet som kan ha god nytte av slike seanser i tilfeller hvor det ikke er noen naturlig løsning, men hvor den optimale løsningen finnes i et kompromiss hvor flere fag / interessenter må «gi og ta».  

Ad hoc-sesjon

Ad-hoc sesjoner kan rigges opp når det kommer opp et behov for en rask avklaring hvor flere aktører er involvert og hvor det ikke virker hensiktsmessig å bruke den vanlige arbeidsmetodikken hvor noen fag starter prosjekteringen og får innspill fra andre til man finner en løsning.

 

Ofte er dette knyttet til behov for å gjøre sanntid prosjektering eller å vise ulike forberedte løsninger for å kunne se alle konsekvenser i sanntid. 

3.2 Roller

 

En god gjennomføring av en sesjon slik den er definert i dette metodeverket krever at alle deltakerne kjenner sin rolle med tilhørende oppgaver og ansvar. Slike sesjoner krever mer enn vanlige prosjektmøter og det er viktig at alle i prosjektet får en gjennomgang av hva som er forventet av dem. 

Til de enkelte sesjonene er det viktig at prosjektledelsen kaller inn dem som er relevant for å kunne ta de beslutningene som skal tas. Dersom det er flere problemstillinger som skal diskuteres kan man for eksempel bytte ut noen av deltakerne underveis. Her er det viktig at tidsplanen blir overholdt for at dette skal fungere.

 

Vi har identifisert noen generelle egenskaper som er viktige for prosjektdeltakere som skal være med i prosjekter som benytter seg av SPP:

• Forberede seg godt

• Kunne visualisere egne bidrag

• Arbeide med foreløpige data

• Gjøre endringer i design i sanntid

• Fremskaffe informasjon raskt 

• Dokumentere egne innspill

Det er mange forskjellige deltakere som bør være med i ICE sesjoner. Under beskrives de ulike rollene i en SP-arbeidssesjon. Dette er roller som kommer i tillegg til de normale prosjektrollene, som f.eks prosjektleder, prosjekteringsleder, BIM-koordinator osv.

I en sesjon er det flere ulike roller som avviker litt fra det man kanskje er vant til fra tradisjonelle prosjektmøter.

Sesjonseier

For at en sesjon skal være vellykket er vår erfaring at det må være en tydelig eier av sesjonen. Dette er en person som har en motivasjon for at man skal få tatt de beslutningene som sesjonen omhandler. Dette vil kunne variere, og det vil gjennom sesjonsplanleggingen være nyttig å tenke gjennom hvem som er eieren av de ulike sesjonene.

Seksjonseieren kan være prosjektlederen når det er snakk om beslutninger som er knyttet til fremdrift og økonomi. Det vil ofte være prosjekteringslederen når det er snakk om å avklare tekniske løsninger. Det kan også være kunden dersom det har dukket opp forhold som de har et ekstra eierskap til underveis i prosjektet.

I prosjekterings-sesjoner kan det også være fagansvarlige som tar initiativet til en sesjon.

Det er svært viktig at seksjonseieren vet at man eier den enkelte sesjon og ikke lener seg tilbake og er en vanlig deltaker og tenker at møtelederen har alt ansvaret for utbyttet av sesjonen. 

Fasilitator

En fasilitator skal lede fremdriften i en sesjon og være den som styrer sesjonen mot felles mål. Fasilitator skal få frem deltagelse, eierskap og kreativitet hos deltagerne. Fasilitatoren spiller en viktig rolle som pådriver for prosessen i prosjekter gjennomført etter SPP metoden. Fasilitatoren jobber tett sammen med prosjektlederen i hele prosjektperioden for sikre at man har fremdrift mot de rette beslutningene. Det er også viktig at fasilitator sørger for at kunde/oppdragsgiver og prosjektleder kommuniserer godt, og at relevant beslutningsunderlag gjøres tilgjengelig på en god måte for beslutningstakerne. Dette krever en del personlige egenskaper hos fasilitator.

Vedkommende må ha breddekunnskap nok til å vite litt om hva hver enkelt prosjektdeltaker skal bidra med, samt grensesnittet mellom de ulike prosjektdeltakerne. Fasilitator må også være proaktiv, engasjerende og ikke være redd for å bryte av diskusjoner som enten går i feil retning i henhold til agenda eller at diskusjonen dras ut og bør parkeres eller flyttes.

I forkant av arbeidssesjonene skal fasilitator sikre at alle sesjonsdeltakerne møter godt forberedt. Siden prosjektleder og prosjekteringsleder er beslutningstaker i mange sammenhenger, vil det normalt være uheldig om personene som innehar disse rollene også har rollen som fasilitator.

Det er svært viktig at fasilitatoren kjenner til den overordnede sesjonsplanen og fremdriften for prosjektet. Helst bør fasilitatoren være med å utarbeide den overordnede sesjonsplanen sammen med prosjektleder (dersom disse rollene dekkes av ulike personer). Interessentanalysen (se «Samarbeid») er også et viktig hjelpemiddel for å kunne kvalitetssikre om de rette personer er innkalt til den enkelte sesjon. 

NETTSIDE: FANEMODUL HERFRA

Fane 1: Oppgaver før sesjon

·         Gjennomføre eller være delaktig i sesjonsplanlegging. Dette for å få førstehåndskunnskap angående hvordan informasjonen flyter og hvor potensielle fallgruver vil ligge i prosjektgjennomføringen. Sesjonsplanen er verktøyet en fasilitator har for å manøvrere prosjektet i mål i henhold til kundens ønsker.

 

·         Ut fra sesjonsplanen, utarbeides en detaljert agenda/plan for den enkelte arbeidssesjon. Denne angir hvordan teamet skal nå målsetningen med arbeidssesjonene. Ofte vil det være hensiktsmessig å veksle mellom individuelt arbeid, arbeid i smågrupper og plenumsarbeid. Teamet plasseres rundt i arealet, eventuelt i tilstøtende grupperom.

Fane 2: Oppgaver under sesjon

·         I arbeidssesjonen har fasilitator rollen som dirigent for teamet sitt.

·         Mange vil i starten oppleve arbeidsformen som krevende, fordi arbeidsmiljøet er transparent, og mange finner det ubehagelig å presentere uferdige løsninger. Fasilitator har da et ansvar for å skape gjensidig tillit i teamet for å ivareta team-medlemmenes motivasjon.

·         Fasilitator skal videre sørge for at agendaen følges, at målsettingen for sesjonene nås og at beslutningstakeren fatter de beslutningene teamet trenger for å ha progresjonen i prosjektet.

·         Fasilitator har også en viktig rolle overfor hver enkelt disiplin representert i teamet. Han/hun skal sørge for at alle har den informasjonen som trengs for å gå videre slik at ingen sitter uvirksomme og venter på input fra en av de andre disiplinene.

·         Som ordstyrer under arbeidssesjonen, sørger fasilitator for at alle blir hørt og kommer til ordet, ikke bare de som roper høyest eller har lengst erfaring.

·         Fasilitator spiller en viktig rolle overfor kunde/oppdragsgiver og prosjektleder. Her skal fasilitator sørge for at dialogen flyter og at de kommuniserer slik at de er i stand til å fatte de beslutningene som trengs for å skape nødvendig progresjon i prosjektløpet.

 

·         Har teamet kommet til et viktig beslutningspunkt underveis i sesjonen, skal fasilitator sikre at beslutningsunderlaget blir fremlagt på en god måte, og at beslutningen blir tatt og dokumentert (link til aksjonslogg) uten unødvendige forsinkelser.

Fane 3: Oppgaver etter sesjon

 

·        Mellom sesjonene har fasilitator rollen som tilrettelegger. Ressursen skal da sørge for at alle har det de trenger for å kunne løse de aktiviteter og oppgaver vedkommende rolle er satt til å løse i forkant av neste sesjon. Her er det viktig med tett kontakt med team-medlemmer, i tillegg til tett dialog med kunde/ oppdragsgiver og prosjektleder.

NETTSIDE: FANEMODUL TIL HIT

Team-medlem
Disiplinene/fagene i teamet utfører de samme aktiviteter og arbeidsoppgaver i et SPP-prosjekt som i et tradisjonelt prosjekt. Under sesjonen bør disiplinene ha tilgang til alle systemer og applikasjoner som om de skulle sitte på egen arbeidsplass. Dette gjør at alle som deltar er fullt operative, kan gjøre beregninger og kalkulasjoner og ikke minst dele informasjonen med de andre teammedlemmene rundt seg. Hvert team-medlem mottar forberedelsesaktiviteter, i henhold til sesjonsplanen, i tilstrekkelig tid i forkant av hver sesjon. Så langt det er mulig, dedikeres teammedlemmene til kun ett prosjekt om gangen. Dette lar seg gjennomføre på grunn av raskere gjennomføring av SPP-prosjekt og det er dermed mulig å gjennomføre flere prosjekter med høyere kvalitet.

Noen andre tips:

·         Tenk over hva du bruker fellesskapets tid på i en sesjon. Er du kort og konsis med den informasjonen du kommer med? «Tenk – trykk – tal»

·         Informasjonen må presenteres på en slik måte at mottaker klarer å prosessere den. Informasjonen mottaker mottar gir verdi, ikke informasjon avsender sender.

 

·         Dersom ditt fagfelt ikke har noe beslutningsrelevant informasjon til et tema som diskuteres i en sesjon er det tilstrekkelig å påpeke det, samt henvise til underliggende fagnotat etc. for begrunnelse og mer informasjon. 

Kunde/oppdragsgiver
Tilstedeværelse av kunderepresentanter sørger for at beslutninger blir tatt fortløpende, uten forsinkelse for videre fremdrift i prosjektet. Kunderepresentantene vil også bidra med innsikt fra et kundeperspektiv, og vil kunne korrigere løsninger som ikke samsvarer med kundens ønsker og krav. Er det nødvendig å gjøre endringer eller se på flere aktuelle scenarier, har prosjektet kunderepresentanter på plass for å kunne foreta beslutninger og valg. Dette sørger for at teamet får raske avklaringer uten å miste momentet i prosjektet. Det er imidlertid ikke alltid nok at det er noen fra kunden tilstede. Man bør også avstemme at de som stiller fra kunden faktisk har beslutningsmyndighet over de aktuelle sakene. Det holder for eksempel ikke at det stiller noen fra planleggingsavdelingen dersom det er driftsavdelingen som eier en beslutning hos kunden. 

Referent
Det er ikke ønskelig med tradisjonelle møtereferater etter arbeidssesjonene, men en dokumentasjon over hvilke beslutninger som er tatt. Dersom det oppstår behov for avklaringer som ikke er mulig å gjøre direkte i arbeidssesjonen, må dette også noteres. I størst mulig grad benyttes funksjonalitet i programvaren til å dokumentere beslutninger og nødvendige avklaringer. Ansvaret for dette tillegges en i prosjektteamet gjennom rollen som referent. BIM-modellen oppdateres kontinuerlig på bakgrunn av bidrag fra det enkelte fag/disiplin, og oppdatert versjon gjøres tilgjengelig gjennom arbeidssesjonen. 

Teknisk assistent
Arbeidsarenaer som er tilrettelagt for samtidig prosjektering inneholder teknisk utstyr i form av visualiseringsflater, IT-applikasjoner og systemer. Skulle noe av dette slutte å virke blir hele teamet fort skadelidende. Det vil derfor være hensiktsmessig for fasilitator å ha tilgang på teknisk eksperter på kort varsel slik at prosjektteamet unngår for lang nedetid og en lite effektiv arbeidssesjon. 

3.3 Planlegging
En vesentlig suksessfaktor for gode sesjoner er at disse er godt forberedt, det er derfor helt essensielt at det settes av tilstrekkelig tid til å forberede sesjonen. Planleggingen av sesjonen må alltid skje i samråd med bestiller, prosjektleder og temaeier/temaeierne.

I god tid før selve sesjonen etableres det en omforent agenda/sesjonsplan etter en felles mal i prosjektet – typisk mal under (link til mal).

 

Det er svært viktig at man har kontroll på hvilket mandat og myndighet de ulike deltakerne har, slik at man er sikker på at man faktiske er beslutningsdyktige i de ulike sakene.   

Planleggingen av sesjonen er det normalt fasilitatoren som gjør, men i tett samarbeid med prosjektledelsen og sesjonseier. Det viktigste er at de ulike rollene er avklart i prosjektet slik at man ikke får dobbeltarbeid eller endog at planleggingen faller mellom flere stoler.

I planleggingen vil det alltid være de samme overordnede momentene som må vurderes:

·         Mål(ene) for sesjonen

·         Deltagere (kun de personene som har relevans for å gjennomføre sesjonen)

·         Beslutningspunkter

·         Detaljert agenda og ansvar

·         Forberedelsesaktiviteter

Gjennom planleggingen av sesjonen gir dette også innspill til eventuell revisjon av trinnmodellen og kommende sesjoner – dette gjøres i fortløpende i prosjektet slik at trinnmodellen vil være et levende dokument. En sesjon kan bestå av mange ulike tema og det er ingen fasit på dette, men vil variere fra prosjekt til prosjekt, og sesjon til sesjon. Det er likevel viktig at det diskuteres grundig om temaer som er definert i trinnmodellen best løses i en sesjon eller om det kan løses på andre måter.

Etter at planen for sesjonen etablert sendes denne ut til alle deltagerne slik at en har tilstrekkelig tid til forberedelser. Dette skal helst gjøres sammen med møteagenda.

En nøkkelfaktor videre er at alle som skal delta i sesjonen forbereder seg godt for å løse det aktuelle temaet – her kan det lønne seg at alle som da skal delta krysser av/gir beskjed om at forberedelsesaktivitetene er forstått og at de krysser av/gir beskjed når det er utført – dette for å sikre seg at alle har gjort nødvendige forberedelser. Dersom det er nødvendig å purre på noen av deltakerne for å sikre at de har gjort sine forberedelser, så kan dette være vel verdt tidsbruk for fasilitator / sesjonseier.

Det er en fordel at planen for sesjonen ligger lagret et sted hvor alle deltakerne har tilgang til den, for eksempel i Sharepoint, webhotell el, i stedet for at den sendes ut på epost. Da slipper man unødig tidsbruk og epostdialog før sesjonen.

En viktig del av beslutningsgrunnlaget vil være fagmodeller og samordningsmodeller. For å sikre en effektiv sesjon er det ønskelig at man klargjør ferdigdefinerte utsnitt i modellene til de ulike sakene. Dette gjøres i samarbeid med fagansvarlig BIM eller modellkoordinator.

Når agendaen settes opp er det viktig å se på om noen av sakene har avhengigheter slik at de må gjennomgås i en gitt rekkefølge for å få full effekt av sesjonen.

En viktig del av planleggingen går på å sette av riktig med tid til de ulike sakene. Her er det ingen fasit, men med erfaring finner man relativt raskt ut hva som er en fornuftig tidsbruk per beslutningspunkt og hvor mange saker man kan ha i et møte.

Erfaringer tilsier at sesjoner over 3,5 timer er slitsomme og bør brukes med omhu. Heldagsseanser bør deles opp med noen pauser underveis og en lengre pause midt på dagen. Det kan da også være lurt å dele opp ansvaret for fasiliteringen.  

Den siste delen av planleggingen finner sted rett før seansen begynner. Fasilitator og sesjonseier bør møte opp 30 – 60min tidligere for å sikre at alt er på stell før seansen starter.

3.4 Tema

For å gjennomføre en produktiv sesjon må man avgrense oppgaven til et tema. Dette for å holde fokus og løse avtalt oppgave. Temaet må være avgrenset etter størrelsen på sesjon. For små sesjoner med få deltakere må temaet være veldig avgrenset. Mens ved store sesjoner kan man gjennomgå større oppgaver med mindre avgrensing.

Det er viktig at teamet som defineres for en sesjon er på et nivå hvor det er realistisk at det kan bli gjennomført innenfor rammene av sesjonen. Større tema/problemstillinger må da brytes ned til håndterbare størrelser. Begrensende faktorer kan være blant annet;

·         Antall fag og beslutningstakere involvert
Dersom temaet er tverrfaglig over svært mange fag og ansvarsområder så vil det kreve en svært stor forsamling for å gjennomføre sesjonen. For å løse enkelte komplekse tema kan dette være nødvendig, men det er viktig å være bevisst på når man velger å legge opp til slike sesjoner. Dersom mulig kan det ofte kan det være hensiktsmessig å bryte ned hovedtemaet og gjennomføre flere mindre sesjoner med begrenset forsamling, eventuelt som forberedelse til en større sesjon med en bredere sammensatt gruppe dersom nødvendig.

·         Rekkefølgebestemmelser mellom forberedelsene
Noen tema er såpass komplekse at de krever forberedelser mellom beslutninger per deltema. Det er da viktig at man bryter opp temaet i håndterbare størrelser innenfor en enkelt sesjon, og legger opp en sesjonsplan som ivaretar tilstrekkelig tid til forberedelse mellom sesjonene for hvert deltema. Dersom det ikke legges opp til tilstrekkelig tid mellom sesjonene så vil beslutningsunderlaget bli mangelfullt, med konsekvens av mangel på beslutning eller beslutning på ufullstendige forutsetninger.

 

·         Behov for modning
Enkelte beslutninger krever modning hos beslutningstakere. Sesjonene må derfor legges opp på en slik måte at beslutningstakere får anledning til å modne beslutningen hos seg selv og sin organisasjon før prosjektet kan forvente en beslutning direkte i en sesjon. Beslutningstakere forberedes før sesjonen, slik at de settes i «modus» for å ta beslutningen som ønskes i sesjonen. 

3.5 Fasiliteter

Det er viktig å planlegge og booke fasiliteter så tidlig som mulig. Det er enklere å bruke et eget rom som er tilpasset for metodikken, for eksempel Big Room. Det er også mulig å tilrettelegge et vanlig møterom, men dette trenger mer forberedelse i forkant av sesjonen slik at det utstyret som trengs er klart i rommet. Avhengig av hva slags fasiliteter som finnes i rommet, må fasilitator planlegge hvordan han/hun ønsker å legge opp sesjonen, hva som skal vises på forskjellige skjermer etc.

For å oppnå en god sesjon skal teknologi være en viktig støttespiller. Med teknologi menes både funksjonaliteten i selve samhandlingsrommet, de konkrete dataverktøyene som brukerne må ha tilgjengelig (fagapplikasjoner) samt gode verktøy for å sikre at fasiliteringen går sømløst. Valg av fasiliteringsverktøy kan være avgjørende for beslutningsprosessen i SPP sesjonene. Dersom deltakerne må forholde seg til mange datasystem som kanskje ikke snakker sammen og som krever autentisering og pålogging, fører dette til en ineffektivitet i gjennomføringen av sesjonen.

I praksis vil rommet som seansen skal holdes i kunne være utstyrt med en rekke ulike konstellasjoner og nivåer av utstyr. Det viktigste er at fasilitatoren er kjent med det utstyret som er tilgjengelig slik at man slipper å bruke tid på å finne ut av hvordan ting fungerer underveis i sesjonen.

 

Fasiliteter er detaljert beskrevet i avsnittene under «Støtte». 

3.6 Gjennomføring

Sesjoner har en tendens til å leve sine egne liv, men nedenfor har vi listet opp en del momenter som vil være til hjelp for å gjennomføre en effektiv sesjon.

Starte en sesjon

§  Fasilitator går gjennom bestilling samt mål og resultatet for sesjonen. Ved behov for nye mål/resultat for sesjonen blir disse bekreftet og skrevet ned

§  Det kan være nyttig å minne om prosjektets hovedmål i en del sesjoner så man husker på det store bildet.

§  Deltagerne bekrefter at de er forberedt til sesjonen.

§  Agendaen blir gjennomgått og godkjent (mal til agenda, link her). En større innledning til sesjonen kan tas ved behov.

§  Forberede aksjonslogg. Denne skal fylls underveis med punkter som blir tatt opp under møte. Se egen mal her (link)

Temaløsning

§  Introduksjon til tema 1. En eller flere av deltakerne får på forhånd i oppgave å introdusere tema. Introduksjon bør være 5-10 minutter og gi bakgrunnsinformasjon evt. en foreslått løsning.

Arbeide med løsning 

§  Diskusjoner. Evt. skisse opp løsninger på whiteboard eller smarte skjermer.

o   Beslutnings sesjon: Dersom nødvendig kan en splitte opp i grupper (break-out sesjon) som tar for seg deltema for deretter å samles igjen og gå gjennom forslag.

o   Prosjekterings sesjon: Deltagerne jobber singel disiplin (Break-out sesjon) med løsningen som er diskutert og tar fortløpende avklaringer i rommet ved behov. 

§  Beslutning. Det tas en beslutning basert på løsningsforslag/prosjekteringen. Beslutning protokollføres i beslutningsprotokoll (for eksempel SMaRT eller Excel).

 

Hvis det er flere temaer følges samme prosedyre for temaløsing og arbeid med løsning for de påfølgende temaene. 

3.7 Suksessfaktorer

Her har vi samlet en del av de erfaringer vi har sett i de prosjektene som har benyttet sesjoner etter SPP (samtidig plan og prosjektering) metodikken. Vi har valgt å vinkle det i forhold til hva som skal til for at disse momentene er med på å få et vellykket prosjekt:

·         Ledelsesforankring: SPP innebærer at den enkelte disiplin endrer måten de har jobbet på til nå. Dette kan være en vanskelig prosess for noen. En er avhengig av at det er en samlet ledelse som står frem og tydelig kommuniserer at SPP er en metodikk som har gitt resultater i andre bransjer og som man tror på. Tydelige signaler kan medføre at tvilerne blir med på endringen.

·         Trening av team og fasilitatorer: SPP er avhengig av at teammedlemmene kjenner rollen sin, hvordan informasjonen flyter i arbeidsarenaen og at metodikken fordrer en proaktiv, fremoverlent holdning. Det er samtidig særdeles viktig at fasilitator kjenner sin rolle, hvordan han/hun skal få dynamikken i rommet til å fungere og kunne bryte av diskusjoner som hører hjemme et annet sted. Alt dette må trenes på. En må sikre at teamene blir trent og at det trenes jevnlig slik at nye medlemmer får samme utgangspunkt.

·         Etterlevelse av sesjonsplanen: Det viktigste styringsverktøyet for en fasilitator er sesjonsplanen. Denne sier blant annet hva som den enkelte deltaker skal forberede i forkant av hver enkelt sesjon. Dette betyr at fasilitator styrer prosjektet og dets leveranser i henhold til sesjonsplanen. Det er viktig å ikke være for optimistisk på tiden når man planlegger og også kunne avslutte diskusjoner som ikke er beslutningsrelevante.

·         Ønske om å dele kunnskap: SPP er en transparent arbeidsform og for enkelte vil dette oppleves som krevende i starten. For å oppnå ønsket effekt med arbeidsformen, er det avgjørende at alle bidrar med sin kompetanse og erfaring til prosjektets beste.

·         Respekt for andres fag og kunnskap: En prosjektgruppe som jobber så tett og integrert som man gjør i SPP er avhengig av at det er tillit og respekt for de andre disiplinenes kompetanse. Hvis en person kalt inn som fagdisiplin, må de andre i prosjektgruppen ha tillit til at denne personen ivaretar sitt fag. Dette innebærer at det ikke oppstår diskusjoner på hverandres fagfelt men i grensesnittet mellom fagfeltene.

·         Motivasjon fra deltakere: Ikke alle synes at det å jobbe sammen med en slik arbeidsform er gøy. Fasilitator har en viktig rolle med å ivareta den enkelte i teamet og sørge for involvering, eierskap og læring som til slutt ender i motivasjon hos den enkelte deltaker.

·         Disipliner stiller forberedt: Fasilitator har sesjonsplanen som styringsverktøy. Skal teamet lykkes med å løse alle problemstillingene for den enkelte sesjon, er det helt sentralt at alle disiplinene har gjennomført sine forberedelsesaktiviteter. Dersom nødvendige forberedelser ikke er gjennomført, vil det kunne medføre at hele teamet blir sittende å vente og produktiviteten forringes.

·         Ressursallokering: Teamet og prosjektet er avhengig av at alle relevante disipliner stiller på de aktuelle sesjoner og at de stiller forberedt. Dette betyr også at fasilitator må kunne planlegge prosjektet med de relevante og planlagte ressursene. Så langt det er mulig, bør fagdisipliner dedikeres til kun ett prosjekt om gangen for på denne måten å sikre fokus og effektiv fremdrift.

 

·         Deltakelse fra beslutningstaker: En av de viktigste faktorene for å lykkes med SPP er å ha beslutningstaker forberedt og tilstede. Dette er et av de viktigste elementene for å skape rask progresjon og høy kvalitet på sesjonene. Dette igjen forutsetter at de kjenner metoden og er trygg i sin rolle som beslutningstaker.

Nedenfor følger en oversikt over konkrete tilbakemeldinger på fordelene av å bruke sesjoner som har kommet fra intervjuer som en del av det teoretiske grunnlaget med å utvikle SPP metoden. Se for øvrig «FoU Prosjektet».