Samarbeid

 

I prosjektsammenheng er alle former for samarbeid vesentlig. I SPP fokuseres det spesielt på det tverrfaglige samarbeidet og beslutningsstyring og -gjennomføring.

For å sikre et godt gjennomført prosjekt må det derfor legges til rette for samarbeid og et effektivt beslutningsklima. Gode oppdrag er avhengig av at deltakerne jobber tett sammen om å løse oppgaven.  Ved samtidig prosjektering søkes viktige beslutninger tatt i «samme» rom og av de rette beslutningstakere.

I sesjonene er teamet samlokalisert foran BIM-modellen og effektiv deltakelse fra teammedlemmer kan være en utfordring. Ved å legge til rette for teambygging i starten av prosjektet sikrer man gode resultater mot slutten. Det anbefales å gjennomføre et kick-off møte for at prosjektdeltakerne skal bli kjent med prosjektet og hverandre. 

Etter hvert har de fleste store aktører etablert egne fysiske samhandlingsrom med spesiell teknisk utrustning med tanke på effektiv og bred visualisering, rask og sikker datatilgang, samt fleksibel møblering mhp grupper og aktiviteter.

 

BIM-modellen og beslutningslogg vil være kjernen i prosjektet, – som alle arbeider forholder seg til. For å sikre tilgang og effektiv kommunikasjon rundt dette anbefales felles Web-hoteller/prosjektrom hvor hele prosjektets korrespondanse og kommunikasjon foregår. Ved å samle alt på et sted er det lett for alle teammedlemmene og delta i de ulike prosesser. En utfordring er å overtale alle til å bruke verktøyet i stedet for epost. Her er det det viktig at prosjekteier og prosjektleder er tydelig i sine forventninger til prosjektets ambisjonsnivå for bruk av teknologi, og følger dette opp.

 

1.    Organisering

Prosjektorganisering kan utføres på hovedsakkelig tre forskjellige måter avhengig av prosjekts størrelse og plassering i en organisasjon. Det er vesentlig å organisere prosjektet riktig for å sikre nødvendig forpliktelse fra de nødvendige ressursene i prosjektet. Funksjonell- , selvstendig- og matriseorganisering har alle sine fordeler og ulemper.

Funksjonell prosjektorganisasjon

 

Dersom prosjektet i sin helhet kan gjennomføres av en avdeling eller av en funksjon i virksomheten er det ikke nødvendig med større organisasjonsmessige grep. Men dersom man har behov for andre ressurser og et bredt eierskap i organisasjonen kan det oppstå problemer. Mange mindre prosjekter gjennomføres som en funksjonell prosjektorganisasjon på denne måten.

Fordeler

 Høy faglig kompetanse knyttet til arbeidet som skal utføres
Teamet kjenner hverandre godt og er vant til å jobbe sammen
Gode muligheter for erfaringsoverføring til neste prosjekt
 Kommunikasjon foregår gjennom etablerte linje

Mulige ulemper

Vanskelig å involvere andre funksjoner ved behov for annen kompetanse
Vanskelig å skape et eierskap utover egen funksjon
Vanskelig å skaffe andre ressurser dersom teamet ikke klarer å samarbeide
Vanskelig å kommunisere til andre funksjoner i virksomheten

I en funksjonell prosjektorganisasjon er det som oftest linjeleder som eier ressursene, og prosjektleder har liten makt og innflytelse dersom linjeleder ønsker å omdisponere ressurser.

Selvstendig prosjektorganisasjon

Et selvstendig prosjekt er en frittstående organisatorisk enhet i eller utenfor virksomheten. Slike prosjektorganisasjoner ser vi gjerne i store prosjekter.

Fordeler

Mulige ulemper

God tilgang på kompetente ressurser til å utføre arbeidet

Mulighet for raske beslutninger i prosjektet ved behov

Teamutvikling kan skape et sterkt samhold og god kultur i prosjektet ”Vi-og-de-kultur”

Fokus fra ledelsen da prosjektet er viktig for virksomheten

Mangelfull utnyttelse av ressurser i perioder med mindre arbeidsmengde

Vanskelig å lykkes med erfaringsoverføring tilbake til virksomheten

Det oppstår ulike kulturer og avstand mellom prosjektet og linjen

Vanskelig for personell med ledende posisjoner i prosjektet å gå tilbake til sin ”vanlige”jobb i linjen etter prosjektets slut

I store, komplekse prosjekter, gjerne med flere virksomheter involvert og en krevende kunde, er det viktig at prosjektleder har stor grad av makt og innflytelse for å lykkes med å nå prosjektets mål. Å opprette en selvstendig prosjektorganisasjon er ofte en av suksessfaktorene.

Matriseorganisasjon

 

Prosjektet anvender linjeorganisasjonens tverrfaglige kompetanse, og prosjektet “kjøper” ressurser fra linjen med belastning og varighet etter behov.